Persoonlijk assistent(e) van de CEO (M/V/X)

Over de functie

We zoeken een echte vertrouwenspersoon die de organisatorische rechterhand van onze CEO kan worden. Geen assistent die alleen verzoeken uitvoert, maar iemand aan wie je een probleem toevertrouwt en die terugkomt met een oplossing, zonder dat je eraan hoeft te herinneren.

Martelange.lu is een dynamisch bedrijf in Martelange, aan de Belgisch-Luxemburgse grens. De CEO leidt meerdere bedrijven met uiteenlopende commerciële, vastgoed- en operationele activiteiten, tussen België en Luxemburg. U werkt in deze omgeving met meerdere bedrijven, met veel interne en externe contactpersonen.

Uw opdracht: de CEO ontlasten van organisatorische, administratieve en logistieke beslommeringen, zowel professioneel als persoonlijk, door elk verzoek proactief, zelfstandig en nauwgezet op te nemen tot het volledig is opgelost. U weet welke beslissingen echt de tussenkomst van de CEO vragen en welke u zelf kunt nemen, binnen een duidelijk afgebakend verantwoordelijkheidskader.

Rapporteert: rechtstreeks aan de CEO.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Zelfstandig dossierbeheer: de toevertrouwde dossiers volledig opnemen, zonder permanent toezicht, en ze systematisch opvolgen tot ze opgelost zijn. Geen verzoek blijft onbeantwoord, geen dossier zonder afronding.
• Agenda en prioriteiten: de agenda van de CEO beheren en bewaken, prioriteiten afwegen, conflicten voorzien en snel herschikken bij onvoorziene omstandigheden.
• Vergaderingen en opvolging van beslissingen: vergaderingen voorbereiden (agenda’s, documenten, cijfers), verslagen opstellen en contactpersonen opvolgen tot beslissingen en afspraken zijn uitgevoerd.
• Transversale coördinatie: de schakel vormen tussen de CEO, de verantwoordelijken van de verschillende bedrijven van de groep en de externe partners (klanten, leveranciers, banken, adviseurs).
• Communicatie: e-mails en oproepen sorteren en behandelen, waar mogelijk zelf antwoorden, brieven en berichten opstellen, en filteren wat echt bij de CEO moet komen.
• Verplaatsingen, reizen en diners: zakelijke en internationale verplaatsingen, afspraken, evenementen en diners van A tot Z organiseren, met elk praktisch detail geregeld (vervoer, hotel, reservaties, documenten).
• Administratie: dossiers, contracten, onkostennota’s en de opvolging van facturen voor de verschillende bedrijven beheren; een geordende en makkelijk terug te vinden documentatie bijhouden.
• Persoonlijk beheer en privéconciërgedienst: organisatie van privéverplaatsingen, reservaties, coördinatie van dienstverleners, opvolging van werken en interventies, persoonlijke afspraken (bank, administraties), beheer van persoonlijke verzoeken en van alle logistieke vragen van alledag.

Uw profiel

• Zin voor prioriteiten: u onderscheidt wat echt dringend is van wat kan wachten.
• Klantgerichtheid: u begrijpt de eisen van een bedrijfsleider en beantwoordt ze met efficiëntie en gezond verstand.
• Absolute discretie: u behandelt professionele en privé-informatie volstrekt vertrouwelijk.
• Reactiviteit: u past zich aan een wisselende agenda aan, vangt onvoorziene omstandigheden op en reageert snel op dringende verzoeken.
• Bevestigde ervaring van minstens vijf jaar als directieassistent(e), als persoonlijk assistent(e) van een bedrijfsleider of in een bijzonder veeleisende omgeving. Een uitzonderlijke kandidatuur die niet strikt aan dit criterium voldoet, wordt ook bekeken.
• Maturiteit, praktische intelligentie, gezond verstand en betrouwbaarheid: deze kwaliteiten tellen evenveel als administratieve vaardigheden.
• Onberispelijk Frans en goede kennis van het Engels.
• Vlot met Microsoft Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint) en digitale tools.
• Rijbewijs B en eigen wagen, omdat Martelange slecht bereikbaar is met het openbaar vervoer.

Wat wij bieden

• Een vertrouwensfunctie, in rechtstreeks en dagelijks contact met de algemene directie.
• Echte verantwoordelijkheden en echte autonomie, met de vrijheid om uw werk te organiseren en beslissingen te nemen.
• Een grote diversiteit aan opdrachten, tussen meerdere bedrijven, België en Luxemburg, het professionele en het privéleven.
• Een verloning die past bij de eisen van de functie, met extralegale voordelen.
• Een vast contract, voltijds, in Martelange.

Hoe solliciteren

Stuur uw cv en een korte motivatiebrief naar rh@martelange.lu, met als onderwerp « Personal Assistant ». Beschrijf in uw brief een situatie waarin u alleen een complex of onverwacht probleem hebt opgelost. Sollicitaties worden volstrekt vertrouwelijk behandeld.